Descriptif des conditions et prérequis pour la réalisation d’une intervention Simpliciti

Article 1 – Objet du document

L’objectif de ce document est de regrouper l’ensemble des éléments clés afin d’assurer le bon déroulement de l’intervention du technicien Simpliciti ou mandaté par Simpliciti sur la flotte du client. Il sert de manuel de référence pour l’organisation de l’intervention côté site d’exploitation, et est donc destiné aux clients Simpliciti. A noter que certains éléments peuvent ne pas s’appliquer dans le cas d’une intervention sur un site tiers, exemple pour une benne neuve montée chez l’équipementier.

Article 2 – Processus global d’intervention

Il est présenté dans ce paragraphe les grandes étapes du processus d’intervention, qu’il s’agisse de l’installation d’un matériel neuf ou d’une intervention dans le cadre d’un SAV. Simpliciti désigne un chef de projet et un chargé de planification afin de conduire le processus d’intervention en coordination avec les équipes techniques concernées.

Article 2.1 – Déploiement de matériel neuf

Pour le déploiement de matériel neuf :

1. Partie commerce (offres commerciales, chiffrage, devis/termes de contrat…) ;
2. Réception de votre commande et réunion de lancement – validation du périmètre, du dossier technique et du planning ;
3. Complétion et envoi du DAP par le client – document regroupant le périmètre du déploiement ainsi que les caractéristiques techniques et prédispositions des véhicules prévus à équiper ;
4. Traitement du dossier par le service projet Simpliciti :
   • Paramétrage des configurations matérielles attendues ;
   • Planification de l’intervention en coordination avec l’exploitant et le technicien.
5. Mise en production et expédition du matériel directement sur le site d’exploitation ;
6. Jour J – Présence du technicien sur site à l’heure du RDV prévu :
   • Réalisation de l’intervention ;
   • Validation du fonctionnement du système Simpliciti par une recette fonctionnelle ;
7. Transmission des pièces de compte-rendu : PV de l’intervention
8. Formation sur le logiciel et utilisation (si prévue au contrat).

Si une formation à la maintenance de premier niveau des systèmes est prévue dans le projet, il est important de noter que celle-ci n’est pas proposée, sauf cas exceptionnels, le même jour que l’installation. Une conduite de projet dédiée est assurée en parallèle.

Article 2.2 – Intervention SAV

Pour une intervention de SAV :

1. Signalement d’un dysfonctionnement au service support Simpliciti ;
2. Réalisation d’un diagnostic à distance, et si possible résolution en cas de problème logiciel ;
3. En cas de problème de nature matérielle :
   • Diagnostic pour dentification du matériel potentiellement défaillant ;
   • [Si applicable] Partie commerciale (émission devis, validation, réception commande) ;
   • Planification de l’intervention en coordination avec l’exploitant et le technicien.
4. Mise en production et expédition du matériel ;
5. Jour J – Présence du technicien sur site à l’heure du RDV prévu :
   • Réalisation de l’intervention ;
   • Réalisation d’une recette fonctionnelle du système Simpliciti.
6. Transmission des pièces de compte-rendu :
   • PV de l’intervention ;
   • PV de recette fonctionnelle (si matériel ID).

Dans tous les cas, qu’il s’agisse d’une installation ou d’un SAV et quel que soit le type de matériel, la présence d’un exploitant ou d’un chef d’équipe est requise pour valider le fonctionnement et signer les documents de compte-rendu (PV d’intervention et PV de recette fonctionnelle si applicable).

Article 2.3 – La planification

Le service planification Simpliciti est en charge de la coordination entre l’exploitant et le technicien, qu’il soit interne Simpliciti ou mandaté par Simpliciti. Les communications sont assurées par téléphone et mails afin de recouper les dates de disponibilités des acteurs concernés.

Le service de planification Simpliciti communiquera toujours une confirmation de RDV par écrit à l’exploitant. En cas d’imprévu induisant l’impossibilité de maintenir l’intervention, les parties se doivent de prévenir l’autre dès que possible, conformément aux conditions d’annulations et de réintervention détaillées au §V ci-dessous.

Article 3 – Conditions d’intervention – Sécurité & matériel

Dans ce paragraphe sont décrits les prérequis obligatoires et/ou sécuritaires à mettre en place durant la présence d’un technicien Simpliciti ou mandaté par Simpliciti lors d’une intervention. Avant de détailler des aspects précis comme le lieu d’intervention, le véhicule et le matériel, il est précisé qu’il est important de respecter le motif de l’intervention initialement convenu.

Les délais et durée de mission sont dimensionnés pour être efficaces, en assurant que la mission pourra être menée à bien jusqu’au bout, et tout en respectant les temps de travail des collaborateurs Simpliciti. Ainsi, le technicien ne pourra en aucun cas prendre en charge des interventions qui n’auront pas été au préalable signalées, organisées et planifiées par les services Simpliciti.

Article 3.1 – Le lieu d’intervention

Il est essentiel de mettre à disposition un emplacement libre pour le véhicule durant la totalité de l’intervention. Cet emplacement devra être à minimum abrité des intempéries, au mieux en intérieur (garage/atelier). L’intervenant devra pouvoir travailler en sécurité et circuler facilement autour du véhicule, à distance tant que possible des flux de passage des véhicules du site. 

L’intervenant Simpliciti devra par ailleurs se conformer aux règles du site d’intervention et pourra être amené, sur demande du client, à signer le règlement de sécurité applicable. 

D’autre part, si des règles de gestion et de tri des déchets doivent s’appliquer – par exemple de ne pas jeter de déchets dans les BOM directement – des poubelles et bacs de tri devront être mis à disposition de l’intervenant. 

Enfin, merci de penser à indiquer au technicien l’emplacement des sanitaires et d’un point d’eau potable.

Article 3.2 – Le véhicule

Pour assurer le bon déroulement de l’intervention, il est important que le véhicule soit bloqué et disponible à la date convenue avec le service de planification. De plus, pour le jour J, le véhicule devra être :
• Mis à disposition avant l’heure prévue d’arrivée du technicien ;
• Vidé ;
• Nettoyé ;

• 100% fonctionnel – si ce n’est pas le cas, merci de l’indiquer à notre service opérationnel en amont de l’intervention. En effet, le non-fonctionnement du véhicule peut empêcher de mener à bien une intervention.

Aussi, les clés des véhicules devront être mis à disposition du technicien, soit directement à l’intérieur des véhicules, soit de manière explicite et facilement identifiable à l’arrivée de l’intervenant. La présence d’une personne côté client pour remettre les clés ainsi qu’indiquer l’emplacement du/des véhicules pourra être également nécessaire selon les configurations de site. Simpliciti ne pourra pas être tenu responsable des retards provoqués par les potentiels délais de recherche de clés.

D’autre part, des prédispositions sur le véhicule sont requises pour l’installation et le fonctionnement des systèmes Simpliciti. Des documents techniques, tenus à disposition du client dès le début du projet, regroupent l’ensemble des éléments nécessaires, tant pour les systèmes de géolocalisation que d’identification. La présence de ces prédispositions est essentielle, elle doit être vérifiée en amont de l’intervention Simpliciti et communiquée au service projet en charge du déploiement. A noter que Simpliciti peut proposer une prestation d’audit des prédispositions sur demande du client.

Enfin, l’intervenant Simpliciti pourra être amené à déposer/reposer certains éléments du véhicules (non exhaustif) : parties du tableau de bord, revêtements, autoradio, consoles de commande, etc. Il est de la responsabilité du client de fournir tous les modes opératoires nécessaires au bon déroulement des manipulations et d’alerter le technicien sur des potentiels besoins en outils spécifiques ou risques de casse. Dans le cas contraire, l’intervenant et Simpliciti ne pourront être tenus responsable des dégradations résultantes de mauvaises manipulations de dépose/repose.

Article 3.3 – Le matériel

Le matériel nécessaire pour l’intervention – montage ou SAV – est systématiquement envoyé sur le site de l’exploitant en amont de la date d’intervention. Si toutefois celui-ci n’est pas arrivé 48h avant la date prévue, l’exploitant doit contacter les services Simpliciti pour s’assurer que le créneau d’intervention peut être maintenu. La mise à disposition de l’ensemble des colis de matériel reçus, avant l’arrivée du technicien et à l’endroit prévu pour l’intervention, est sous la responsabilité de l’exploitant. Il lui est également demandé de ne si possible pas ouvrir les colis Simpliciti, ou le cas échéant de les ouvrir proprement – à des fins de réutilisation des cartons – et de ne pas modifier la répartition du matériel dans les colis. Le matériel Simpliciti est majoritairement numérique, il doit donc être stocké dans des conditions favorables, ie non soumis à des charges lourdes ou aux intempéries pouvant le dégrader et en altérer le fonctionnement. 

 À la suite de l’intervention, du matériel est généralement à retourner à Simpliciti (matériel démonté, ou consommables en surplus toujours prévus pour les installations). Le technicien pourra ainsi être amené à vous laisser des cartons, refermés et identifiés, en vue d’une ramasse – d’où la nécessité de conserver et d’ouvrir les cartons proprement. Les services Simpliciti prendront ensuite contact avec l’exploitant pour l’organisation de cette ramasse. Pour son bon déroulement, l’exploitant devra à ce moment-là préciser toutes les contraintes à prendre en compte (heures de fermeture du site, localisation précise des cartons, contact sur place, etc.), et de tenir à disposition le matériel en question le jour J. 

Les règles de sécurité et les conditions d’intervention de Simpliciti ainsi détaillées doivent toujours s’appliquer lors de l’intervention du technicien chez l’exploitant. En cas de non-respect de ces conditions, le technicien Simpliciti ou mandaté par Simpliciti est en droit de le notifier et d’en demander le respect auprès de l’exploitant. En cas de non-respect des conditions citées malgré cette première étape, il se réserve le droit – dans un cas extrême – de ne pas intervenir sur un véhicule. Néanmoins, cela ne pourra se faire qu’après communication immédiate au client et tentative de résolution à l’amiable avec l’exploitant. Quelle que soit la problématique rencontrée, les équipes Simpliciti restent à disposition pour aider et œuvrer dans le sens d’une résolution consensuelle.

Article 4 – Conditions d’intervention – Recette

Après l’installation ou l’intervention sur le véhicule, le technicien doit s’assurer que le système fonctionne correctement. Il effectue à cette fin une recette fonctionnelle. Pour les systèmes de géolocalisation, il est autonome pour effectuer les tests de vérifications. Dans le cas d’un système d’identification, le technicien a besoin de matériel supplémentaire pour pouvoir mener à bien cette phase de tests. Les éléments requis sont listés ci-dessous.

Obligatoires :

• Bac 2 roues pucé ;
• Bac 2 roues non pucé ;
• Bac 4 roues pucé ;
• Bac 4 roues non pucé ;
• Batterie du véhicule fonctionnelle ;
• LC fonctionnel.

Optionnels et recommandés :

• Bac 2 roues pucé, blacklisté ;
• Bac 4 roues pucé, blacklisté.

A noter que s’il y a plusieurs fréquences de lecture, il est nécessaire de prévoir les bacs de tests pucés en conséquence.

La réalisation d’une recette fonctionnelle d’un système d’identification étant une étape essentielle pour la validation de l’intervention et la (re)mise en exploitation d’un véhicule, l’absence des éléments obligatoires induira l’impossibilité d’établir un PV de recette complet. De ce fait, le système sera considéré par défaut comme parfaitement fonctionnel à l’issue de l’intervention, sauf mention contraire sur le PV d’intervention, et Simpliciti ne pourra pas être tenu responsable de la non (re)mise en exploitation du véhicule le cas échéant.

A noter qu’une couverture réseau est nécessaire pour assurer le déroulement complet de la procédure de recette, sans quoi il ne sera pas possible de valider la bonne connexion du matériel embarqué avec le serveur.

Article 5 – Conditions de réintervention

Suite au processus de planification avec l’équipe Simpliciti dédiée, une date et un motif d’intervention sont communément validés. A partir de ce moment-là, l’engagement est pris de part et d’autre, et tout le nécessaire doit être fait pour que cette intervention ait bien lieu. Cela est en effet primordial dans l’intérêt de tous : d’une part pour la (re)mise en exploitation du véhicule le plus rapidement possible, d’autre part pour assurer l’efficience des temps d’intervention, et par un cercle vertueux ainsi proposer des meilleurs délais à l’ensemble des exploitants. En ce sens, les conditions tarifaires et organisationnelles d’une annulation d’intervention du fait du client sont détaillées ci-dessous.

En cas d’annulation de l’intervention ou de modification trop importante du lieu d’intervention à moins de 48h de la date d’intervention planifiée, celle-ci devra être replanifiée. Un forfait de 50% du coût global réel d’intervention sera facturé (installation + frais) par Simpliciti, au client. 

En cas de déplacement inutile d’un technicien – annulation de l’intervention une fois celui-ci sur place –, l’intervention devra être replanifiée. Un forfait de 100% du coût global réel d’intervention sera facturé (installation + frais). Une liste des raisons potentielles entrant dans ce cas-là est présentée ci-dessous, sans toutefois être exhaustive :

• Véhicule indisponible ou absent ;
• Clé du véhicule non disponible ;
• Site non accessible ;
• Emplacement non sécurisé (cf §III.1) ;
• Véhicule non vidé et lavé (cf §III.2) ;
• Matériel non accessible (cf §III.3) ;
• Mauvaise adresse communiquée ;
• Absence de prédisposition géolocalisation et/ou identification, incluant le mauvais câble avant-arrière par rapport aux informations transmises en amont. 

La réintervention ne pourra être planifiée qu’à réception de la commande de régularisation ou d’émission de la facture de régularisation correspondante au cas d’annulation. La réintervention sera planifiée selon le même processus que la mission initiale. 

Dans le cas d’une annulation partielle d’intervention, l’ensemble des prestations prévues, réalisées ou non, seront facturées au client. Les interventions n’ayant pas pu être réalisées seront replanifiées qu’après réception de la commande de régularisation ou d’émission de la facture de régularisation correspondante au cas d’annulation. Est considérée comme une annulation partielle un cas où plusieurs véhicules sont initialement prévus en intervention et où minimum 1 peut effectivement être traité par le technicien. 

L’annulation partielle ou totale d’une intervention dans les conditions décrites ci-dessus induira automatiquement l’annulation de toute clause contractuelle impliquant Simpliciti dans une obligation de résultat ou de délai, tant pour l’intervention initiale que pour la ou les réintervention(s).

Article 6 – Responsabilité du client

Le client acquiert le matériel Simpliciti, il en est donc propriétaire et responsable. Il est en ce sens conseillé de se référer au manuel de maintenance préventive fourni ou disponible sur demande par Simpliciti. Cependant, en dehors des opérations spécifiées dans ce guide, le client ne doit en aucun cas intervenir sur le matériel Simpliciti sans y être formé, habilité et autorisé. Dans le cas contraire, le client s’expose à une perte de garantie de son matériel, une annulation d’un potentiel contrat de maintenance en cours, et à l’annulation de toute clause contractuelle impliquant Simpliciti dans une obligation de résultat ou de délai.

Également, le client ne peut en aucun cas mandater directement un prestataire, reconnu par Simpliciti ou non, pour intervenir sur du matériel Simpliciti. Tout ordre de mission portant sur du matériel Simpliciti doit et ne peut être émis que par Simpliciti.

À l’issue d’une mission, l’intervenant Simpliciti peut souligner la nécessité d’intervention d’un autre prestataire (équipementier, chaudronnier, etc…) pour garantir le bon fonctionnement du système Simpliciti, responsabilité qui incombe au client. Il ne pourra être imputé à Simpliciti aucun manque lié à l’absence de cette intervention. Si cette intervention externe n’a pas lieu et rend inutile une ou plusieurs intervention(s) de Simpliciti, ces dernières sont tout de même facturées intégralement au client.

Article 7 – Contacts importants

En plus des coordonnées de contact précisées ci-dessous (service client), les clients peuvent également joindre directement leur chargé de programme, de projet ou de planification aux coordonnées communiquées par mail lors des échanges de chaque projet respectif.

Un numéro unique
+33 (0)4 28 63 00 62

Du lundi au vendredi
De 8h à 18h

Une adresse mail dédiée

Service.clients@simpliciti.fr

Votre espace dédié

Espace client Simpliciti